회의 텍스트를 Solar API로 구조화하고 TODO를 담당자 정보와 매핑해 Gmail로 자동 발송하는 엔드투엔드 업무 자동화 시스템이다.
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🧐 문제 정의
기업의 회의 이후에는 회의록 작성, 주요 논의 정리, 결정사항 기록, 담당자별 업무 전달 등 여러 후속 작업이 필수적으로 발생한다. HKICS의 Minuting Board Meetings 조사에 따르면 응답자의 33%가 회의록 작성이 시간이 많이 소요된다고 답했으며, 회의록 가이드라인 또한 회의록이 단순한 절차를 넘어 토의의 주요 포인트, 결정 사항이 포함되어야 하므로 실제로 회의 자체보다 더 많은 시간이 걸릴 수 있다고 명시한다.
문제는 이 과정이 여전히 녹음 파일을 다시 들으며 내용을 확인하고, 핵심 사항을 수동으로 정리한 뒤, 이를 다시 업무별로 나누는 방식의 비효율적인 수작업에 의존하고 있다는 점이다. 그 결과, 회의 안건의 누락·왜곡과 같은 문제가 반복적으로 발생한다.
따라서 단순 요약을 넘어, 회의 후 작업 전반을 자동화하여 실행 단계까지 자연스럽게 연결하는 시스템이 필요하다.
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💡 문제 해결
본 프로젝트는 회의록 작성과 후속 작업 과정에서 발생하던 시간 낭비와 누락 문제를 해소하고자, 전체 흐름을 자동화된 하나의 파이프라인으로 통합하였다.
사용자는 녹음 파일만 업로드하면 되며, 시스템이 회의록 생성부터 안건 정리, 담당자별 업무 분배와 전달까지의 과정을 자동으로 수행한다. 이를 통해 사람이 직접 정리하고 공유하던 반복적 과정을 줄이고, 회의 직후 즉시 실행 가능한 업무 전달 환경을 구현하였다. 또한 회의록이 동일한 구조와 형식으로 생성되어 일관된 품질을 유지하도록 하였다.
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⚙️ 핵심 기능
본 프로젝트의 핵심 기능은 회의 녹음 파일을 기반으로 회의 요약본과 부서별 To-Do 리스트를 자동 생성하고, 이를 담당자에게 전달하는 전 과정을 완전 자동화하는 것이다. 사용자는 단순히 회의 녹음본을 업로드하기만 하면 되며, 이후의 분석·정리·전달 과정은 모두 시스템이 수행한다.
특히 본 프로젝트는 Upstage Solar Pro 2 API를 중심으로 설계되었다. Solar Pro 2는 단순한 요약 기능을 넘어, 전사된 텍스트에서 논의 주제·결정 사항·후속 작업을 문맥 기반으로 정밀하게 구분하고 구조화한다. 이를 통해 생성된 회의 요약은 실제 업무 수행에 직접 활용될 수 있는 형태로 재구성되며, 사람이 수작업으로 정리하던 회의록보다 훨씬 높은 정확도와 실용성을 제공한다.
이후 구조화된 데이터는 Google Sheets의 조직 정보를 기반으로 담당자별로 자동 매칭되며, Gmail API를 통해 각 담당자에게 관련 업무만 담긴 맞춤형 이메일이 발송된다. Solar Pro 2과 자동화 파이프라인이 결합되어, 회의 종료 직후 실행 가능한 협업 환경을 구현하였다.
