[문서 처리] 영수전트: AI 자동 영수증-구매 워크플로우

[n8n 기반의 End-to-End 구매 자동화 워크플로우 구축]

본 프로젝트는 n8n을 오케스트레이션 툴로 활용하여, 구매의 전 과정을 두 개의 핵심 워크플로우로 모듈화하여 자동화했습니다.

1. 지능형 구매 요청 자동화 (Purchase Request Automation)

• Data Orchestration: FormTrigger를 통해 수집된 요청 데이터(품명, 수량, 사유)를 기반으로 네이버 쇼핑 API에서 실시간 마켓 데이터를 수집합니다.

• AI Reasoning: Upstage Solar LLM이 수집된 검색 결과 중 최적의 가격 조건과 신뢰도를 분석하여 최저가 상품 및 구매 링크를 구조화된 데이터로 추출합니다.

• Document Engine: 추출된 데이터는 Google Sheets 템플릿에 실시간 바인딩되며, 자동으로 생성된 PDF 요청서는 승인권자와 담당자에게 메일로 자동 발송되어 즉각적인 의사결정을 지원합니다.

2. 멀티모달 기반 구매 결과 보고 자동화 (Purchase Reporting Automation)

• Advanced Classification: 사용자가 업로드한 비정형 문서(PDF, PNG, JPG)를 Gemini Multimodal 모델이 영수증과 상품 사진으로 자동 분류합니다.

• High-Precision OCR: 분류된 영수증은 Upstage Information Extraction을 통해 거래처, 일자, 품목별 단가·수량·금액 등 핵심 지표를 정형 데이터로 변환합니다.

• Data Normalization: 전처리된 데이터는 JavaScript 기반 코드 노드를 통해 품목별 개별 행으로 최적화되어 마스터 시트에 기록됩니다. 최종적으로 생성된 구매 확인서와 승인 요청 메일은 실무자의 최종 확인(Human-in-the-loop) 단계만 거치면 모든 프로세스가 종료되도록 설계되었습니다.

1. 지능형 구매 소요서 자동 생성 (AI-Driven Procurement Request)

단순 검색을 넘어, AI의 추론 능력을 결합하여 신뢰도 높은 구매 요청 프로세스를 구축했습니다.

• Context-Aware 검색: 네이버 쇼핑 API의 한계인 복잡한 옵션가 및 배송비를 Upstage Solar(LLM)가 맥락적으로 분석하여, 사용자의 구매 의도에 부합하는 실질적 최저가를 판별하고 선택합니다.

• 데이터 구조화 및 자동화: Structured Output Parser를 통해 추출된 JSON 데이터(상품명, 가격, 링크)와 요청자 정보를 Google Sheets 양식에 실시간으로 매핑합니다.

• 문서화 및 전파: HTTP Request 기반의 PDF 익스포트와 Gmail 노드를 연동하여, 별도의 수작업 없이 소요서 생성부터 담당자 배정까지의 프로세스를 자동화했습니다.

2. 멀티모달 기반 증빙 분류 및 고정밀 데이터 추출

다양한 형태의 비정형 데이터를 AI가 스스로 이해하고 비즈니스 데이터로 전환합니다.

• Smart Classification: Gemini Multimodal 노드를 활용해 업로드된 혼재된 파일들을 영수증(R)과 상품 사진(P)으로 자동 분류하여 처리 효율을 극대화했습니다.

• Schema-Based OCR: 분류된 영수증 데이터는 Upstage Information Extraction을 거쳐 커스텀 스키마에 따라 가맹점명, 거래일자, 주문번호, 품목별 상세 내역 등으로 구조화됩니다.

• 고급 데이터 가공: n8n Code 노드를 통해 추출된 원시 데이터를 단가·총액 재검증 및 날짜 기준 정렬 등 비즈니스 로직에 맞게 가공하여 정합성을 확보합니다.

3. 구매 이력 관리 및 결재 워크플로우 통합

데이터 기록부터 승인까지의 전 과정을 하나로 연결하여 운영 투명성을 높였습니다.

• 자동화된 자산 기록: 정제된 데이터를 Google Sheets 마스터 시트에 실시간 Append하여 통합 구매 이력 관리 체계를 구축했습니다.

• Human-in-the-loop 결재 시스템: Gmail의 'Send & Wait' 및 'Approval' 기능을 도입하여, 시스템이 생성한 보고서를 실무자가 선검토하고 승인하면 상급자에게 최종 보고되는 안전한 승인 워크플로우를 구현했습니다.

• 결과 문서 자동 생성: 최종 확정된 내역은 별도의 구매 확인서(PDF)로 자동 생성되어, 사후 증빙 및 감사 대응을 위한 준비를 실시간으로 완료합니다.